Qu'en pensez vous ?Pour instaurer une culture de l’efficacité au sein du plus grand établissement de santé de France, l’AP-HP mène un vaste projet de transformation de son organisation, en s’appuyant sur la mise en place d’un système d’information unifié. Enfin et surtout, l'arrivée du progiciel doit être l'occasion d'insuffler une culture du contrôle de gestion dans l'organisation. Les managers ont désormais accès en temps réel à des chiffres cohérents d'un site à l'autre, leur donnant une vision de leur situation financière et de leurs principaux indicateurs d'efficience. Après nous être concentrés jusqu'à présent sur les incontournables réglementaires (compte financier unique, état prévisionnel des recettes et dépenses...), nous ouvrons un chantier décisionnel, des outils qui serviront de catalyseurs à la mise en place d'une culture du contrôle de gestion à l'appui de la nouvelle gouvernance hospitalière (pilotage de la masse salariale, suivi de la consommation de médicaments, etc.).
La refonte complète des systèmes d'information de l'AP-HP a été décidée dès 2004 sur la base d'un constat : du fait de l'empilement d'une multitude d'applications spécialisées, fruit de l'histoire de l'organisation, l'institution avait une vision peu structurée de ses processus financiers et logistiques. Sans oublier le fait que ces applications devenaient coûteuses à maintenir et à faire évoluer pour supporter les évolutions organisationnelles à venir.
Cette refonte s'inscrit également dans un contexte de réforme législative de l'hôpital public. L'année 2004 correspond en effet au début de la réforme de la tarification à l'activité, visant à faire correspondre l'allocation de ressources avec la nature et le volume des actes médicaux effectués.
Avec les anciens systèmes, qui ne disposaient pas d'outils fins de pilotage financier et de comptabilité analytique, nous n'étions pas en mesure d'accompagner ces réformes. Sur cette base, l'AP-HP a résolument décidé de s'orienter vers des progiciels du marché (SAP pour la partie finances et logistique, HR Access sur les RH) car la volonté était bien de s'appuyer sur cette refonte pour transformer l'organisation, et la rendre plus efficace. Le progiciel de gestion intégrée (PGI) est un bon levier pour faire bouger les lignes, surtout pour harmoniser des processus qui étaient divers au sein de l'institution comptant 37 hôpitaux.
L'ampleur de la transformation que nous avons menée porte également sur l'intégration de la chaîne comptable. Contrairement au reste du secteur public local, l'ordonnateur et le comptable utilisent désormais le même outil et participent donc à un même flux métier de bout en bout. Il a ainsi été possible de mettre en place au sein du groupe Lariboisière Saint-Louis un service facturier pilote réunissant ces deux populations, qui n'avaient pas pour habitude de travailler ensemble, et effectuaient deux fois certains contrôles. Le passage au PGI amène ici une vision complète des flux financiers, depuis l'acte de l'ordonnateur jusqu'à la prise en charge par le comptable.
Donner du sens aux actions dans l'outilComme le montrent ces deux exemples, la gestion du changement était l'enjeu majeur de ce projet, d'autant que le progiciel concernera probablement 16 000 utilisateurs à la fin de l'année ! Pour relever ce défi, nous avons mis en place un déploiement progressif. En 2009, le progiciel a été installé sur trois hôpitaux pilotes, qui ont permis de rôder l'application. Lors de la vague de déploiement suivante, touchant dix hôpitaux, nous avons construit l'ensemble des outils de conduite du changement : la formation, l'analyse d'impact organisationnel, la collecte des habilitations, la reprise des données, le déploiement technique des hôpitaux, la constitution des équipes projet dans les établissements... avec pour objectif d'industrialiser ces chantiers avant le déploiement massif de janvier 2011, impliquant pas moins de 10 000 utilisateurs. Le tout s'est déroulé sans rupture dans les chaînes logistique, de paiements et de facturation, avec une reprise de l'activité normale en trois mois.
Pour ces campagnes de déploiement, notre stratégie a consisté non pas à nous focaliser sur l'outil en tant que tel, mais bien sur le processus métier dans lequel chaque utilisateur est impliqué. Notre façon de l'impliquer, et de justifier l'installation de ce progiciel appelé inévitablement à bousculer ses habitudes, a consisté à repartir de son activité, en la repositionnant dans le processus métier dans lequel chaque agent s'inscrit. C'est une façon de donner du sens aux opérations dans l'outil, qui ne sont dès lors plus des modes opératoires à exécuter. Donner aux pôles hospitaliers des outils de pilotageSi l'outil est désormais en place, beaucoup reste à faire pour en exploiter pleinement le potentiel. Nous prévoyons ainsi de dématérialiser progressivement les demandes d'approvisionnement des cadres de soin ou encore de mettre en place une gestion centralisée du référentiel des dispositifs médicaux utilisés (comme les prothèses), afin d'en rationaliser l'achat. Aujourd'hui, l'AP-HP commande des milliers de références différentes en la matière, un effort de rationalisation est donc possible tout en respectant les usages des médecins.
Les Echos.fr
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